Als ambtenaar werk ik in een omgeving waar vergaderen eerder regel dan uitzondering is, toch valt mij de laatste tijd op dat er steeds minder aandacht is voor de dynamiek rond vergaderen. En dat begint vaak al bij het eerste contact rond een vergadering.

Steeds vaker krijg ik een vergadering “ingeschoten”, waarbij niet eens duidelijk is waar de vergadering over gaat. Vaak vanuit de eigen agenda, gepland over de agenda van een ander, in een los half uurtje of aan de andere kant van de stad.

Met als gevolg dat deelnemers niet goed voorbereid zijn, te laat komen omdat de vergadering ervoor ook belangrijk is en uitloopt of dat mensen pas op het laatste moment kiezen welke van de 5 over elkaar heen geplande vergaderingen belangrijk genoeg is om naar toe te gaan. Zelfs spook overleggen ontstaan, die wel hebben plaatsgevonden – maar waar geen deelnemer is komen opdagen. Effectief zijn die vergaderingen zelden en een nieuwe rijke bron van conflicten is geboren. Want naast niet goed contracteren, leveren ze ook vaak geen duidelijke afspraken of uitkomsten op.

Contracteren is daarom ook steeds belangrijker aan het worden bij het vergaderen, daar ben ik ook mee aan het experimenteren geslagen. Zo stel ik tegenwoordig bij onduidelijke vergaderingen drie vragen als vorm van contracteren: Wat is het doel, wat kom ik brengen en wat kom ik halen.

Dat levert vaak hele interessante reacties op. Toch zijn het de verdedigende of geïrriteerde reacties die daarbij het meest in het oog springen. En uiteindelijk een overleg dat veel minder op levert, dan bij goede contracteren had gekund.

Hoe ga jij om met dit soort situaties?

De foto geeft aan hoe ik mij op dat soort momenten vaak voel. In dit geval was ik bij slecht weer de eerste hiker op de berg en deze koe lijkt zich duidelijk af te vragen wat ik in vredesnaam aan het doen ben. Waarop zij weer vrolijk doorging met waar ze daarvoor mee bezig was, grazen.

Publicatie: Linkedin Post